Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Helaform Oy

Yhteystiedot:
Sienikuja 6
00760 Helsinki
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Helaform Oy

Yhteystiedot:
Kia Söderholm
Sienikuja 6
00760 Helsinki
09-388 3033
myynti@helaform.fi

2. Rekisterinnimi

Asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen sekä ajankohtaisen tiedon jakaminen asiakkaille sekä potentiaalisiin asiakkaisiin yhteydenpito liittyen tuotteisiimme.

4. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • MailChimp
  • HansaWorld/ X3msoft
  • Google
  • WordPress

5. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

6. Tietojen säilytysajat

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kun asiakkuus on voimassa. Asiakkuus koetaan olevan voimassa, kunnes todetaan joko rekisterinpitäjän tai asiakkaan puolesta, että yhteistyö on päättynyt tai yritys on mennyt konkurssiin.
  • Yhteyshenkilön tiedot poistetaan myös, jos rekisterinpitäjä saa joltain taholta tiedon, että yhteyshenkilö ei ole enää asiakasyrityksen palveluksessa.
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen myynti@helaform.fi.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään yrityksen tiloissa lukollisessa kaapissa, jonne vain tietoa tarvitsevilla on pääsy. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen.

Digitaalinen aineisto on suojattu asiattomalta katselulta. Suojaus perustuu tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Koska yrityksen tietokoneilla ei säilötä tärkeitä tietoja, ei lähiverkon kautta pääse mihinkään tärkeisiin tietoihin, varsinkaan henkilötietoihin. Kaikilla yrityksen tietokoneilla on vahvat salasanat ja tietokoneet on suojattu ulkopuolisilta haitoilta virusturvaohjelmalla. Pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

 

Toimittajarekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Helaform Oy

Yhteystiedot:
Sienikuja 6
00760 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Helaform Oy

Yhteystiedot:
Kia Söderholm
Sienikuja 6
00760 Helsinki
09-388 3033
myynti@helaform.fi

2. Rekisterinnimi

Toimittajarekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Helaform Oy käyttää kilpailutettuja palvelun- tai tavarantoimittajia. Palvelun- tai tavarantoimittajia koskevaa henkilötietoa käsitellään hankintatoimen eri vaiheissa (kilpailutus, sopimus, tilaus, toimitus, laskutus).

4. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

  • HansaWorld/ X3msoft
  • Google
  • MailChimp

5. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka vastaava hankintatoimen eri vaiheista.

6. Tietojen säilytysajat

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kun rekisterinpitäjä on yhteistyössä toimittajan kanssa. Toimittajasuhteen koetaan olevan voimassa, kunnes todetaan joko rekisterinpitäjän tai toimittajan puolesta, että yhteistyö on päättynyt tai yritys on mennyt konkurssiin.
  • Yhteyshenkilön tiedot poistetaan myös, jos rekisterinpitäjä saa joltain taholta tiedon, että yhteyshenkilö ei ole enää toimittajayrityksen palveluksessa.
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen myynti@helaform.fi.

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperinen aineisto säilytetään yrityksen tiloissa lukollisessa kaapissa, jonne vain tietoa tarvitsevilla on pääsy. Suojaus perustuu tilojen fyysiseen suojaukseen.

Digitaalinen aineisto on suojattu asiattomalta katselulta. Suojaus perustuu tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Koska yrityksen tietokoneilla ei säilötä tärkeitä tietoja, ei lähiverkon kautta pääse mihinkään tärkeisiin tietoihin, varsinkaan henkilötietoihin. Kaikilla yrityksen tietokoneilla on vahvat salasanat ja tietokoneet on suojattu ulkopuolisilta haitoilta virusturvaohjelmalla. Pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.